Wydatki firmowe – które można wrzucić w koszty?

Wydatki w jednoosobowej działalności gospodarczej to nie tylko obowiązek, ale także szansa na optymalizację podatków. Koszty uzyskania przychodu pozwalają obniżyć podstawę opodatkowania, a tym samym zmniejszyć wysokość podatku dochodowego. Dla przedsiębiorców rozliczających się na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym umiejętne zarządzanie wydatkami firmowymi jest kluczowym elementem strategii finansowej. Jakie wydatki można zaliczyć do kosztów firmowych? Jak je prawidłowo dokumentować? Jakie ograniczenia wynikają z przepisów oraz jak unikać najczęstszych błędów? Poniżej znajdziesz odpowiedź!

Czym są koszty uzyskania przychodu?

Przedsiębiorcy ponoszą koszty uzyskania przychodu, aby osiągnąć przychody, zachować lub zabezpieczyć ich źródło. Innymi słowy, wydają pieniądze na wszystkie działania związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, które bezpośrednio lub pośrednio wpływają na dochód. Przepisy podatkowe, w szczególności artykuł 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wymagają, aby takie wydatki były odpowiednio udokumentowane i uzasadnione. To przedsiębiorca musi wykazać, że dany wydatek wiąże się z działalnością firmy. Na przykład programista bez problemu zaliczy zakup komputera do kosztów firmowych, ale ktoś z innej branży będzie musiał dodatkowo uzasadnić taki zakup.

Przedsiębiorcy dzielą koszty na bezpośrednie i pośrednie. Do kosztów bezpośrednich zaliczają np. zakup materiałów do produkcji towarów, ponieważ można je przypisać do konkretnego przychodu. Do kosztów pośrednich wliczają czynsz za biuro czy opłaty za media – wydatki wspierające działalność, ale niezwiązane z jednym konkretnym przychodem. Każdy koszt powinien mieć cel gospodarczy i nie może mieć charakteru osobistego. Dlatego przedsiębiorca powinien zawsze ocenić, czy potrafi wiarygodnie uzasadnić dany wydatek przed urzędem skarbowym.

Jakie wydatki można zaliczyć do kosztów firmowych?

Nie istnieje zamknięty katalog wydatków, które można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Przepisy wskazują jedynie ogólne zasady, pozostawiając przedsiębiorcom pewną swobodę w interpretacji. Jednak każdy koszt musi spełniać podstawowe warunki: być związany z działalnością, poniesiony w celu uzyskania przychodu lub zabezpieczenia jego źródła oraz odpowiednio udokumentowany. Poniżej przedstawiamy szczegółowe kategorie wydatków, które najczęściej kwalifikują się jako koszty firmowe, z uwzględnieniem ich specyfiki.

Czynsz i opłaty za media

Wynajem lokalu na potrzeby firmy to jeden z najczęściej rozliczanych kosztów. Jeśli  przedsiębiorca prowadzi działalność w miejscu zamieszkania, może zaliczyć do kosztów część opłat za czynsz i media, proporcjonalnie do powierzchni wykorzystywanej na cele firmowe. Na przykład, jeśli 30% mieszkania jest przeznaczone na biuro, można odliczyć 30% kosztów za prąd, wodę czy ogrzewanie. Ważne jest, aby jasno określić proporcję i zachować dokumentację, taką jak faktury czy umowy najmu. W przypadku wynajmu lokalu na wyłączność dla firmy, cały koszt czynszu i mediów może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodu.

Sprzęt i oprogramowanie

Zakup sprzętu komputerowego, takiego jak laptopy, monitory czy drukarki, to standardowy koszt w wielu branżach. Jeśli sprzęt jest niezbędny do wykonywania pracy, na przykład dla grafika czy programisty, jego zakup jest łatwy do uzasadnienia. W przypadku droższych urządzeń, których wartość przekracza 10 000 złotych, konieczne jest wprowadzenie ich do ewidencji środków trwałych i zastosowanie odpisów amortyzacyjnych. Podobnie wygląda sytuacja z oprogramowaniem. Programy takie jak pakiet Office czy specjalistyczne aplikacje, na przykład Adobe Photoshop, można zaliczyć do kosztów, o ile są związane z działalnością. Oprogramowanie droższe niż 10 000 złotych również podlega amortyzacji.

Usługi telekomunikacyjne

Abonament za telefon czy internet to kolejne wydatki, które można włączyć do kosztów firmowych. Jeśli usługi te są wykorzystywane wyłącznie na potrzeby firmy, cały koszt można odliczyć. W przypadku korzystania z telefonu czy internetu zarówno prywatnie, jak i służbowo, należy określić proporcję wykorzystania na cele biznesowe. Na przykład billing telefoniczny może pomóc wykazać, że 70% rozmów było związanych z działalnością. Warto rozważyć podpisanie umowy na telefon lub internet na firmę, co ułatwia rozliczenie i minimalizuje ryzyko zakwestionowania kosztu przez urząd skarbowy.

Koszty reklamy i promocji

Wydatki na reklamę są kluczowe dla wielu firm, ponieważ pomagają pozyskać klientów i zwiększyć przychody. Do kosztów można zaliczyć projektowanie strony internetowej, zakup domeny, hosting, pozycjonowanie, reklamy w mediach społecznościowych, Google Ads czy tradycyjne formy reklamy, takie jak ulotki czy banery. Ważne jest, aby wydatki te były odpowiednio udokumentowane, na przykład fakturą za usługę projektowania strony. Prezenty reklamowe, takie jak długopisy z logo firmy, również mogą być kosztem, pod warunkiem że ich wartość jest niewielka i nie przekracza limitów określonych w przepisach VAT.

Szkolenia i rozwój zawodowy

Inwestycja w rozwój zawodowy to kolejny sposób na generowanie kosztów firmowych. Wydatki na szkolenia, kursy językowe czy konferencje branżowe można zaliczyć do kosztów, jeśli są związane z prowadzoną działalnością. Na przykład kurs językowy dla przedsiębiorcy prowadzącego interesy z zagranicznymi kontrahentami jest łatwy do uzasadnienia. W przypadku szkoleń o bardziej ogólnym charakterze urząd skarbowy może zażądać dodatkowego wyjaśnienia, dlaczego dany kurs wpływa na przychody firmy. Ważne jest, aby zachować dokumentację, taką jak faktury czy certyfikaty uczestnictwa.

Samochód i koszty eksploatacji

Samochód służbowy to jedna z bardziej skomplikowanych kategorii kosztów. Jeśli pojazd jest wpisany do ewidencji środków trwałych, można odliczyć 75% kosztów eksploatacyjnych, takich jak paliwo, naprawy czy ubezpieczenie OC, jeśli jest używany zarówno służbowo, jak i prywatnie. W przypadku samochodów prywatnych wykorzystywanych w firmie limit wynosi 20%. Samochody w leasingu również podlegają specyficznym zasadom – odliczyć można 75% kosztów rat leasingowych oraz eksploatacji. W przypadku ubezpieczenia AC obowiązuje limit 150 000 złotych dla samochodów spalinowych i 225 000 złotych dla aut elektrycznych. Ważne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, jeśli przedsiębiorca chce odliczyć pełne koszty.

Podróże służbowe

Koszty podróży służbowych, takich jak bilety lotnicze, kolejowe czy noclegi, można zaliczyć do kosztów firmowych, pod warunkiem że są odpowiednio udokumentowane. W przypadku wyżywienia przedsiębiorca nie może odliczyć rachunków za posiłki, ale przysługuje mu dieta w wysokości określonej w przepisach (45 złotych dziennie w Polsce w 2025 roku). Diety zagraniczne zależą od kraju docelowego. Ważne jest, aby podróż miała charakter służbowy, a nie stały, jak w przypadku firm transportowych. Dokumentacja, taka jak faktury za hotel czy bilety, jest niezbędna do rozliczenia.

Zatrudnienie i benefity pracownicze

Przedsiębiorcy mogą zaliczyć do kosztów firmowych wydatki związane z zatrudnieniem, takie jak wynagrodzenia, składki ZUS czy benefity pracownicze. Odliczą na przykład koszty imprez integracyjnych, kawy czy przekąsek dla pracowników, jeśli są one powiązane z działalnością firmy. W przypadku umów zlecenia czy o dzieło rozliczą kwotę brutto wraz ze składkami ZUS opłacanymi przez pracodawcę. Muszą też zadbać o właściwe udokumentowanie wszystkich wydatków, na przykład umowami lub fakturami.

Inne uniwersalne koszty

Oprócz wymienionych kategorii istnieje wiele innych wydatków, które można zaliczyć do kosztów firmowych. Należą do nich między innymi:

• Meble i akcesoria biurowe: Zakup biurek, krzeseł, regałów czy materiałów biurowych, takich jak papier czy tonery, jest łatwy do uzasadnienia, o ile służy działalności.
• Środki czystości: Produkty do sprzątania biura, szczególnie w firmach przyjmujących klientów, jak salony fryzjerskie, są uznawane za koszt.
• Remont biura: Koszty remontu, takie jak malowanie czy wymiana okien, można odliczyć, jeśli dotyczą pomieszczeń wykorzystywanych na cele firmowe.
• Opłaty skarbowe: Wszelkie opłaty za zaświadczenia czy zezwolenia związane z działalnością można zaliczyć do kosztów.
• Ubezpieczenia majątkowe: Polisy na biuro czy sprzęt firmowy są kosztem, ponieważ zabezpieczają źródło przychodów.

Czego nie można zaliczyć do kosztów firmowych?

Przepisy podatkowe, a konkretnie artykuł 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, określają katalog wydatków, które nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu. Zrozumienie tych ograniczeń jest istotne, aby uniknąć błędów podczas rozliczeń. Oto najważniejsze kategorie wyłączone z kosztów firmowych.

Wydatki na reprezentację

Koszty reprezentacji, takie jak zakup luksusowych upominków, drogich alkoholi czy usług gastronomicznych, nie mogą być zaliczone do kosztów. Na przykład kolacja z kontrahentem w eleganckiej restauracji, mimo że może budować relacje biznesowe, nie kwalifikuje się jako koszt firmowy. Wyjątkiem są drobne upominki reklamowe z logo firmy, które są traktowane jako koszty reklamy.

Wydatki osobiste

Wydatki o charakterze prywatnym, takie jak zakup okularów korekcyjnych, karnetu na siłownię czy ubezpieczenia na życie, nie mogą być kosztami firmowymi. Nawet jeśli przedsiębiorca używa okularów do pracy przy komputerze, urząd skarbowy uzna je za wydatek zdrowotny, a nie biznesowy. Wyjątek stanowią sytuacje, w których dany koszt jest ściśle związany z działalnością, na przykład karnet na siłownię dla trenera personalnego.

Kary i grzywny

Grzywny, kary pieniężne czy odsetki za nieterminową spłatę zobowiązań podatkowych nie mogą być kosztami uzyskania przychodu. Takie wydatki są uznawane za konsekwencje niezachowania należytej staranności, a nie za koszty związane z generowaniem przychodów.

Spłata pożyczek i kredytów

Część kapitałowa rat pożyczek czy kredytów nie jest kosztem firmowym. Odliczyć można jedynie odsetki od kredytu, pod warunkiem że kredyt został zaciągnięty na cele związane z działalnością. Na przykład odsetki od kredytu na zakup maszyny produkcyjnej są kosztem, ale spłata kapitału już nie.

Podatki i niektóre składki

Podatek dochodowy, podatek od spadków i darowizn oraz składki na ubezpieczenie zdrowotne (z wyjątkiem podatników liniowych w limicie 11 600 złotych w 2024 roku) nie mogą być kosztami. Podobnie wygląda sytuacja z wysokimi odpisami amortyzacyjnymi, na przykład dla samochodów powyżej wartości 150 000 złotych.

Jak prawidłowo dokumentować koszty firmowe?

Każdy koszt uzyskania przychodu musi być odpowiednio udokumentowany, aby mógł zostać uznany przez urząd skarbowy. Brak dokumentacji to jeden z najczęstszych błędów popełnianych przez przedsiębiorców. Poniżej przedstawiamy najważniejsze formy dokumentacji.

Faktury i rachunki

Najczęściej stosowanym dokumentem jest faktura VAT lub rachunek. Powinny one zawierać dane sprzedawcy, nabywcy, datę wystawienia, numer NIP oraz szczegółowy opis zakupionego towaru lub usługi. W przypadku zakupów na firmę faktura powinna być wystawiona na dane przedsiębiorstwa.

Bilety i dowody zapłaty

W przypadku podróży służbowych kosztem mogą być bilety na przejazdy powyżej 50 km, zawierające NIP sprzedawcy, datę, numer oraz kwotę należności. Dowody zapłaty za przejazd autostradą czy opłaty pocztowe również są akceptowane jako dokumentacja kosztów.

Dowody wewnętrzne

Niektóre koszty, takie jak diety w podróżach służbowych czy różnice kursowe, dokumentuje się za pomocą dowodów wewnętrznych. Tego typu dokumenty może przygotować biuro rachunkowe lub sam przedsiębiorca, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Umowy i rachunki do umów

W przypadku usług, takich jak wynajem lokalu czy zlecenia dla współpracowników, przedsiębiorcy rozliczają koszty na podstawie rachunków do umów lub samych umów, jeśli potwierdzają poniesienie wydatku. Muszą zadbać o to, aby dokumenty były kompletne i zawierały wszystkie wymagane dane.

Koszty firmowe a podatek VAT

Czynni podatnicy VAT mogą obniżyć kwotę podatku do zapłaty dzięki kosztom firmowym. Odliczają VAT naliczony, czyli podatek zapłacony przy zakupie towarów lub usług, od VAT należnego, czyli podatku od sprzedaży. Warunkiem jest powiązanie zakupu z działalnością opodatkowaną. Na przykład, kupując komputer dla firmy, podatnik odlicza VAT naliczony, jeśli sprzęt służy świadczeniu usług opodatkowanych.

Niektórzy przedsiębiorcy, zwolnieni z VAT, mogą włączyć cały koszt brutto (wraz z VAT) do kosztów uzyskania przychodu. Dotyczy to również sytuacji, gdy VAT nie podlega odliczeniu, na przykład przy zakupie usług taksówkarskich czy noclegów. Ważne jest, aby dokładnie analizować przepisy VAT, ponieważ zawierają one wiele wyjątków i ograniczeń, takich jak limit 50% odliczenia VAT dla samochodów osobowych.

Najczęstsze błędy przy rozliczaniu kosztów

Rozliczanie kosztów firmowych może być skomplikowane, zwłaszcza dla początkujących przedsiębiorców. Oto najczęstsze błędy, których należy unikać.

Włączanie wydatków osobistych

Największym błędem jest zaliczanie do kosztów wydatków o charakterze prywatnym, takich jak zakup ubrań czy karnetów sportowych. Nawet jeśli przedsiębiorca uważa, że dany wydatek wspiera działalność, urząd skarbowy może go zakwestionować, jeśli nie ma wyraźnego związku z przychodami.

Brak dokumentacji

Brak faktur, rachunków czy innych dowodów poniesienia kosztu uniemożliwia jego odliczenie. Przedsiębiorcy często zapominają o gromadzeniu dokumentacji lub przechowują ją w niekompletnej formie, co może prowadzić do problemów podczas kontroli.

Niewłaściwe rozliczanie kosztów reprezentacji

Wielu przedsiębiorców błędnie zalicza koszty reprezentacji, takie jak zakup drogich upominków czy organizacja wystawnych przyjęć, do kosztów firmowych. Powinni jednak jasno odróżniać reprezentację od reklamy, aby uniknąć sporów z urzędem.

Ignorowanie limitów amortyzacji i VAT

W przypadku samochodów czy droższego sprzętu przedsiębiorcy czasem zapominają o limitach amortyzacji (150 000 złotych dla samochodów spalinowych) lub odliczenia VAT (50% dla samochodów osobowych). Ignorowanie tych ograniczeń może skutkować korektą rozliczeń.

Jak korzystać z interpretacji podatkowych?

W razie wątpliwości co do zasadności zaliczenia danego wydatku do kosztów firmowych warto skorzystać z indywidualnej interpretacji podatkowej. Taki wniosek można złożyć do Krajowej Informacji Skarbowej, opisując szczegółowo stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe oraz własne stanowisko w sprawie. Interpretacja pozwala potwierdzić, czy dany koszt jest zgodny z przepisami, i chroni przedsiębiorcę przed negatywnymi konsekwencjami w razie kontroli. Wniosek powinien być precyzyjny, a opis sytuacji jasny, aby odpowiedź była wiążąca.

Dlaczego warto optymalizować koszty firmowe?

Generowanie wysokich kosztów uzyskania przychodu to skuteczny sposób na obniżenie podatku dochodowego i VAT. Im wyższe koszty, tym niższa podstawa opodatkowania, co przekłada się na mniejsze obciążenia podatkowe. Jednak optymalizacja kosztów wymaga rozwagi. Nadmierne generowanie kosztów może obniżyć dochód firmy, co jest niekorzystne, na przykład przy staraniu się o kredyt. Dlatego przedsiębiorcy powinni szukać równowagi między maksymalizacją kosztów a utrzymaniem odpowiedniego poziomu dochodu.

Więcej przydatnych informacji znajdziesz tutaj!

Podsumowanie i praktyczne wskazówki

Zarządzanie kosztami firmowymi to sztuka łączenia wiedzy o przepisach z praktycznym podejściem do prowadzenia biznesu. Aby maksymalnie wykorzystać możliwości obniżenia podatków, warto:

• Regularnie analizować wydatki i ich związek z działalnością.
• Gromadzić pełną dokumentację, taką jak faktury, rachunki czy dowody wewnętrzne.
• Konsultować się z księgowym lub korzystać z programów księgowych, takich jak inFakt czy Systim.
• W razie wątpliwości składać wnioski o indywidualne interpretacje podatkowe.
• Unikać zaliczania do kosztów wydatków osobistych lub reprezentacyjnych.
• Śledzić zmiany w przepisach, aby dostosować strategię optymalizacji podatkowej.

Prawidłowe rozliczanie kosztów firmowych pozwala nie tylko obniżyć podatki, ale także zwiększyć rentowność firmy. Ważne jest, aby każdy wydatek był dobrze uzasadniony i udokumentowany, co minimalizuje ryzyko problemów podczas kontroli skarbowej. Dzięki świadomemu zarządzaniu kosztami przedsiębiorca może skupić się na rozwoju biznesu, mając pewność, że jego finanse są zgodne z prawem.