Nie jest łatwo prowadzić biznes w XXI wieku

Dawid 2023-07-032023-07-07 0 Comments

Często powielanym stereotypem jest postrzeganie przedsiębiorcy jako grubego, odzianego w drogi płaszcz kapitalisty z cygarem w dłoni, który ma górę pieniędzy i niecierpiącym sprzeciwu tonem głosu wydaje polecenia, przekonany o własnej nieomylności. Tymczasem, nie tak wygląda współczesny biznesmen (a przynajmniej nie jest tak w większości przypadków). Stoimy na stanowisku, zgodnie z którym prowadzenie biznesu we współczesnym świecie nie jest proste.

Co nam pomaga, co zaś przeszkadza w tym, by skutecznie kierować firmą? Jeśli zastanawiasz się nad tą kwestią, przeczytaj nasz tekst. Nie znajdziesz tu raczej recepty na to, by stać się drugim Markiem Zuckerbergiem czy Elonem Muskiem… ale jeśli planujesz utworzyć firmę lub już jesteś przedsiębiorcą, to trafiłeś w idealne miejsce. Jest tak, ponieważ chcemy przedstawić Ci kilka przemyśleń na temat tego jak prowadzić firmę.

Kierowanie firmą nie jest proste. Co nam pomaga w prowadzeniu firmy…

Prowadzenie firmy pod wieloma względami różni się od pracy na etacie. Jest tak m.in. dlatego, że pracownik ma z góry określone wynagrodzenie, a nawet jeśli część jego wynagrodzenia stanowi prowizja liczona od wielkości wypracowanej sprzedaży, nie zmienia to faktu, że kodeks pracy gwarantuje minimalne wynagrodzenie ustawowe. Z kolei zyski z prowadzenia firmy mogą być znacznie wyższe niż pensja etatowa, ale są one niepewne.

Oczywiście, nie możemy być totalnymi pesymistami. Podobnie jak w innych dziedzinach życia, także w tym przypadku wyznajemy powszechnie znaną zasadę: szklanka jest do połowy pełna. Chcemy zauważyć, że zarządzanie firmą w XXI w. zostało mocno ułatwione przez takie różne rozwiązania. Niektóre z nich przedstawiliśmy poniżej:

baza CRM,
nowoczesne metody zarządzania,
rachunkowość zarządcza,
franczyza.

Baza CRM

Baza CRM to komputerowa baza danych (w ostatnich latach coraz częściej dostępna również online), dzięki której możemy w jednym miejscu zebrać informacje dotyczące na przykład:

klientów – warto korzystać z bazy CRM w przypadku tych firm, które na co dzień obsługują licznych klientów,
potencjalnych klientów – z takiego narzędzia korzystają firmy prowadzące działalność sprzedażową z wykorzystaniem pracy przedstawicieli handlowych,
dostawców – rozwiązanie przydatne z punktu widzenia pracy specjalistów ds. zakupów.

Nic nie stoi na przeszkodzie, by przedsiębiorca prowadził bazę CRM za pomocą… arkusza kalkulacyjnego. Wydaje się jednak, że lepszym pomysłem jest po prostu wykupienie usługi abonamentowej. Takie oprogramowanie można udostępnić np. pracownikom – także za pośrednictwem aplikacji mobilnych – dzięki czemu będą mieli oni zapewniony dostęp do informacji podczas pracy „w terenie”.

Nowoczesne metody zarządzania

Sukces biznesowy wynika nie tylko z nowoczesnego sprzętu, ale także – a może nawet przede wszystkim – zmysłu biznesowego przedsiębiorcy. To właśnie intuicja (a może geniusz?) tego ostatniego sprawia, że firma X wybija się ponad konkurencję, podczas gdy cały szereg firm stoi w miejscu lub rozwija się bardzo powoli.

Kluczem do sukcesu okazują się odpowiednio dobrane metody zarządzania firmą. Nie sposób wymienić wszystkich dostępnych rozwiązań, ale warto, byśmy zwrócili uwagę przynajmniej na niektóre spośród nich:

lean management, czyli odchudzone zarządzanie. Rozumie się przez to taki sposób kierowania, w którym duży nacisk kładzie się na eliminację marnotrawstwa. W przedsiębiorstwie nie ma wówczas miejsca na takie działania jak np. dwukrotne przenoszenie dokumentów z jednego miejsca do drugiego. Ważnym elementem lean management jest również koncepcja 5S, zgodnie z którą stanowisko pracy powinno charakteryzować się następującymi cechami: sortowanie, systematyka, sprzątanie, standaryzacja orz samodyscyplina. Trzymanie się tych reguł jest w stanie zwiększyć efektywność codziennej pracy niezależnie od branży, w jakiej działa dane przedsiębiorstwo, a także rodzaju danego stanowiska,
turkusowa organizacja – jest to nowatorskie podejście do zarządzania przedsiębiorstwem. Na czym polega ta innowacyjność? Odpowiedź jest prosta: w turkusowej organizacji pracownicy mają niemal pełną autonomię co do podejmowanych działań. Nie ma tu zjawiska określanego jako micromanagement (mikrozarządzanie), w którym przełożony stale czuwa nad pracownikiem i kieruje wykonywanymi przez niego zadaniami. Praktyka pokazuje, że takie podejście stosuje się np. w start upach technologicznych, które z natury rzeczy zatrudniają pracowników młodych, rzutkich, przedsiębiorczych oraz z wizją.

Niektóre nowoczesne metody zarządzania są w rzeczywistości dość leciwe. Dobrym przykładem jest tu lean management. Choć postrzegane jako innowacyjne, w rzeczywistości odchudzone zarządzanie ma swoje początki… w połowie poprzedniego stulecia. Koncepcja ta została opracowana przez koncern samochodowy Toyota, stąd pierwotna nazwa tej metody, czyli Toyota Production System (TPS).

Rachunkowość zarządcza

Podstawą rozliczeń księgowych w firmie jest rachunkowość finansowa. Oprócz tego można jednak stosować również rachunkowość zarządczą (controlling). Dzięki temu możemy dowiedzieć się czegoś więcej na temat prowadzonego biznesu – są to np. informacje odnośnie:

struktury kosztów oraz tego, do jakich produktów się one odnoszą,
efektywności pracy w poszczególnych działach,
poziomu zużycia energii elektrycznej,

oraz wiele, wiele innych.

Franczyza

Franczyza to taka umowa, w ramach której:

jeden podmiot – franczyzodawca – udostępnia swoje logotypy oraz know-how (sposób zarządzania firmą kontakty biznesowe itp.),
druga strona – franczyzobiorca – może korzystać z rozpoznawalności franczyzodawcy, za co ponosi regularne, najczęściej ustalane jako procentowa wartość sprzedaży opłaty w danym miesiącu czy kwartale.

Praktyka pokazuje, że franczyza to dobry sposób na zyskanie rozpoznawalności już na początkowym etapie działalności biznesowej. Dzięki temu można rozpocząć aktywność pod rozpoznawalnym szyldem – jest to niewątpliwy atut.

Franczyza to popularne rozwiązanie, które jest chętnie wykorzystywane np. przez:

duże sieci sklepów spożywczych,
instytucje finansowe, w tym w szczególności banki, które oferują franczyzobiorcom możliwość prowadzenia pojedynczych placówek,
szkoły językowe.

To jednak jeszcze nie wszystko, ponieważ działalnością franczyzową zajmują się nawet tacy giganci jak McDonald’s.

A co przeszkadza?

Jak widać, masz do dyspozycji wiele narzędzi, które ułatwią Ci nie tylko kierowanie firmą, ale także rozwój organizacji biznesowej. Byłoby to jednak zbyt piękne, gdyby okazało się, że wszystkie te narzędzia gwarantują Ci osiągnięcie sukcesu. Wręcz przeciwnie – jeśli by tak było, to miliony firm na całym świecie, które stosują bazy CRM czy zwinne metodyki zarządzania, przynosiłyby właścicielom i akcjonariuszom ogromne dochody. Tymczasem tak nie jest, a rzeczywistość biznesowa to raczej otoczenie pełne zagrożeń niż łatwa droga do sukcesu.

Co przeszkadza w prowadzeniu firmy? Odpowiedź na pytanie jest bardzo prosta – niemal wszystko:

słabo zmotywowani pracownicy,
często zmieniające się prawo,
sprytna konkurencja,
pogarszająca się konkurencja,
niemożliwe do przewidzenia zdarzenia, w tym np. Covid-19 (są to tzw. czarne łabędzie, które wywracają dotychczasowy porządek do góry nogami).

Jak można zaradzić tym zagrożeniom? Cóż, kluczowe są własne przemyślenia lub konsultacje z pracownikami, partnerami biznesowymi itp. odnośnie pozycji, w jakiej znajduje się przedsiębiorstwo i co może wpłynąć na nie w przyszłości.

Dzięki temu łatwiej będzie określić, jakie są silne strony i słabości danego projektu, a także szanse i zagrożenia z tym związane. Jeśli jesteś dopiero na początku swojej drogi biznesowej i nie masz środków, by skorzystać ze wparcia menedżera itp., możesz skonsultować swoje pomysły z rodziną, przyjaciółmi i kimkolwiek, kto jest w stanie Ci pomóc.

Planowanie przyszłych działań oraz analizy sytuacji na rynku są ważne w takich sytuacjach jak np.:

przygotowywanie przedsięwzięcia biznesowego – często można spotkać się z romantyczną opowieścią, zgodnie z którą przyszli milionerzy rozpoczynali swoją przygodę od otworzenia pierwszego biznesu w garażu, a następnie, kierowani potrzebą serca, osiągnęli sukces. Niezależnie od tego, jak wielkim zmysłem biznesowym oni dysponowali, łatwo możemy sobie wyobrazić, że najważniejsze etapy rozwoju zostały przez nich zaplanowane,
planowanie przedsięwzięcia inwestycyjnego – analizy są potrzebne nie tylko na etapie zakładania biznesu, ale także ewaluacji projektów inwestycyjnych itp. Załóżmy, że prowadzisz sklep internetowy z ubraniami i zamierzasz rozszerzyć prowadzoną działalność biznesową o placówkę stacjonarną w centrum handlowym. W takiej sytuacji trzeba przeanalizować sytuację, by móc ocenić, jakie są słabości i wady takiego przedsięwzięcia, a także okazje i zagrożenia z tym związane.

Prowadzenie firmy – per aspera ad astra. Podsumowanie

Prowadzenie biznesu nie jest niczym prostym. Wręcz przeciwnie – droga do sukcesu finansowego wymaga aktualnej i przyszłej pozycji, w jakiej znajduje się dana firma. Aby można było rozwinąć firmę, trzeba stale monitorować sytuację, by móc wykorzystywać okazje oraz reagować z wyprzedzeniem na potencjalne niebezpieczeństwa. Pomocna w tym może okazać się np. analiza SWOT, choć w praktyce stosuje się dziesiątki różnych sposobów na ocenę konkurencyjności przedsiębiorstwa. Jednym z nich jest PEST, czyli analiza, w ramach której wyszczególnia się czynniki polityczne, ekonomiczne, społeczne oraz technologiczne.

Autor: Emil Zelma

Zobacz też:

Korzyści wynikające z korzystania z urzędu skarbowego online