Krajowy System e-Faktur – co to jest i jak wdrożyć w firmie?

Już w 2024 roku czekają nas niemałe zmiany: rząd wprowadzi obowiązek wdrożenia w firmie Krajowego Systemu e-Faktur, czyli specjalnego programu do wysyłania i odbierania tzw. faktur ustrukturyzowanych. Już teraz jednak można zaimplementować system w swoim przedsiębiorstwie – aby szybciej przygotować się do nowych wytycznych. Na czym polega KSeF i jak go wdrożyć?

Czego dowiesz się z artykułu?

• Co to jest KSeF?
• Jakie są korzyści z przystąpienia do Krajowego Systemu e-Faktur?
• Jakie są możliwości wdrożenia KSeF w firmie?
• Co daje Ci zintegrowana z KSeF platforma Comarch EDI?

KSeF – co to jest?

Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF, to wprowadzony przez rząd system teleinformatyczny, który służy do wystawiania, odbierania oraz przechowywania tzw. faktur ustrukturyzowanych. Dlaczego ustawodawca zdecydował się na jego  wprowadzenie? Powodów jest wiele – jednak najważniejszy z nich to przeciwdziałanie oszustwom podatkowym, polegającym głównie na wystawianiu „pustych” faktur w celu wyłudzenia podatku VAT.

Polski system KSeF był wzorowany na podobnych rozwiązaniach istniejących w innych krajach, m.in. we Włoszech. Cały proces korzystania z niego polega na tym, że firma będzie musiała wystawiać faktury o określonej przez rząd strukturze (XML KSeF), według precyzyjnej specyfikacji. Poprawność techniczna takiej faktury będzie zatwierdzana przez system od razu po jej przesłaniu i nadaniu numeru identyfikującego. Rozwiązanie takie niesie ze sobą szereg korzyści – ale wdrożenie go stanowi też pewne wyzwanie.

Krajowy System e-Faktur – od kiedy obowiązkowy i jakie niesie ze sobą korzyści?

System KSeF stanie się w Polsce obowiązkowy (wg zapowiedzi Ministerstwa Finansów) już od stycznia 2024 roku. Zanim do tego dojdzie, przedsiębiorcy mogą do niego dołączyć dobrowolnie (możliwość taka istnieje już od początku 2022 roku). Jakie zalety Krajowego Systemu e-Faktur mogą ich do tego przekonać? Przede wszystkim: program pozwala na transparentne i jednolite prowadzenie dokumentacji biznesowej swojej firmy. Usprawnia także jej archiwizację (w KSeF można przechowywać faktury ustrukturyzowane przez okres 10 lat).

Co więcej, przedsiębiorcy korzystający z systemu są zwolnieni z obowiązku przechowywania dokumentacji w formacie JPK. Aby zachęcić do wdrożenia KSeF w firmie, rząd przewidział także benefit w postaci szybszego zwrotu podatku VAT (czas skrócony z 60 do 40 dni, jeśli zostaną spełnione określone wymogi). Korzystanie z programu znacznie uławia również wystawanie faktur korygujących. Nowy system oparty wyłącznie na elektronicznych fakturach jest poza tym bardziej  ekologiczny i ekonomiczny.

Jak wdrożyć KSeF w firmie?

Wprowadzenie KSeF w firmie z pewnością znacznie zmieni proces obiegu dokumentacji. Obowiązek korzystania z niego będzie dotyczył:

• przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy podatku VAT,
• przedsiębiorców zwolnionych z podatku VAT,
• podatników zidentyfikowanych w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadających polski NIP.

Firmy mogą przyłączyć się do Krajowego Systemu e-Faktur na jeden z dwóch sposobów. Pierwszy z nich – to korzystanie bezpośrednio z platformy KSeF, dostępnej na specjalnie utworzonej stronie rządowej. Może to jednak sprawiać pewne problemy – szczególnie większym firmom, które mają w obiegu bardzo wiele faktur i potrzebują automatyzacji procesów fakturowania. Dla nich znacznie lepszym rozwiązaniem może się okazać skorzystanie z zewnętrznego systemu finansowo-księgowego, który jest zintegrowany z KSeF, np. Comarch EDI.

Comarch EDI a integracja z KSeF

Przykładem takiej platformy, która jest w pełni kompatybilna z Krajowym Systemem e-Faktur i służy do elektronicznej wymiany danych, jest Comarch EDI. Wymiana danych biznesowych z użyciem tego narzędzia okazuje się znacznie prostsza niż w przypadku rządowej platformy.

Przede wszystkim: skorzystanie z „pośrednictwa” Comarch EDI do wdrożenia KSeF w firmie sprawia, że cały proces jest dużo mniej czaso- i pracochłonny. Platforma ta bowiem samodzielnie przygotuje fakturę ustrukturyzowaną według wymogów rządowych. Nawet jeśli pewnych danych będzie brakować, system je uzupełni, a na koniec wyśle fakturę do KSeF.

Ponadto Comarch EDI zapewnia wszystkie korzyści, jakie charakteryzują cały Krajowy System e-Faktur. Platforma Comarchu umożliwia nie tylko wystawianie faktur ustrukturyzowanych, lecz także ich odbieranie oraz archiwizację. Cały proces podlega nieustannemu nadzorowi, w ramach którego monitoruje się transmisję danych, walidację faktur, a także poprawność działania całego systemu KSeF. Daje to przedsiębiorcy ogromną przewagę w porównaniu z firmami, które wdrażają KSeF na własną rękę, korzystając z rządowej platformy.

Lata doświadczeń marki Comarch w obiegu e-dokumentacji biznesowej są gwarancją tego, że cały proces przystąpienia do Krajowego Systemu e-Faktur przebiegnie sprawnie i zapewni maksymalną wygodę w obsłudze. Warto zdecydować się na ten krok już teraz, aby być gotowym na wyzwania przyszłości. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat planowanych zmian, przeczytaj informacje o KSeF w pytaniach i odpowiedziach. Potem zaś zacznij planować, jaki sposób wdrożenia systemu w Twojej firmie będzie dla Ciebie optymalny i najmniej obciążający.