Czy inwentaryzację firmy warto zlecić firmie zewnętrznej?

Obowiązujące przepisy nakładają odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji na kierownika jednostki. Oczywiście nie musi on wszystkich czynności realizować samodzielnie i może skorzystać z pomocy firmy zewnętrznej. Kiedy warto zlecić inwentaryzację towarów profesjonalistom i o czym należy pamiętać?

Oszczędność czasu i zasobów

Inwentaryzacja towarów w firmie potrafi być czasochłonnym zajęciem, skutecznie zajmującym czas pracowników, którzy mogliby zostać zaangażowani do wykonania innych zadań. Dotyczy to zwłaszcza jednostek o rozbudowanej strukturze, korzystających z rozproszonych magazynów, zróżnicowanych aktywów lub takich, które nie mają jeszcze wypracowanej sprawdzonej metody inwentaryzacji.

Oczywiście outsourcing takiej usługi kosztuje, ale często okazuje się, że w ostatecznym rozrachunku przedsiębiorca i tak wyjdzie „na plus”. Poprzez zagospodarowanie czasu pracowników może zwiększyć wydajność firmy w innych obszarach, nie musi też płacić załodze za nadgodziny lub pracę w porze nocnej. Koszty inwentaryzacji w magazynie są uzależnione od wielu czynników, w tym:

• objętości zlecenia oraz rodzaju aktywów podlegających inwentaryzacji;
• czasu i miejsca zlecenia;
• przyjętej metody inwentaryzacji;
• zakresu usług dodatkowych, np. zabezpieczenia materiałów, zapakowania i poukładania ich zgodnie z wytycznymi klienta.

Obiektywizm i profesjonalizm

Pomimo najlepszych chęci, kierownik jednostki zazwyczaj z powodu natłoku obowiązków nie jest w stanie samodzielnie zrealizować, ani nawet zatwierdzić wszystkich czynności wchodzących w skład inwentaryzacji, dlatego w praktyce wiele zadań zlecane jest pracownikom. Trudno w takiej sytuacji liczyć na obiektywizm, ponieważ osoby zatrudnione najczęściej postępują według utartych schematów działania, przewidzianych dla danego stanowiska. Z uwagi na ciążące na nich inne zadania nie zawsze są też w stanie poświęcić inwentaryzacji wystarczająco dużo uwagi.

Korzystanie z pomocy profesjonalistów to pewność, że usługa zostanie przeprowadzona z należytą starannością. Firmy z doświadczeniem, jak np. https://inwentaryzacjepro.pl działają szybko, sprawnie, a jednocześnie dysponują wystarczająco dużym zapleczem, aby w krótkim czasie zrealizować nawet duże zlecenie.

Podmioty specjalizujące się w inwentaryzacji działają na podstawie starannie zaprojektowanych algorytmów, dopasowując je do potrzeb klienta. Nie ma więc mowy o przeoczeniach, zaniedbaniach czy pominięciu danych.

Inwentaryzacja firmy a zachowanie poufności

Wiele jednostek obawia się outsourcować inwentaryzację firmy z obawy na ujawnienie informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Dotyczy to zwłaszcza podmiotów z branży IT, TSL czy Life Science. Takie wątpliwości są całkowicie nieuzasadnione. Firmy z dobrą reputacją zazwyczaj podpisują umowy o zachowanie poufności NDA, które gwarantują zabezpieczenie newralgicznych danych, w tym m.in. dokumentacji księgowej, wykorzystywanych materiałów czy rozwiązań technologicznych. Kara umowna zastrzeżona w kontrakcie NDA stanowi efektywne zabezpieczenie interesów partnera.

Za korzystaniem z podmiotów zewnętrznych zdecydowanie przemawia szybkość działania, rzetelność i doświadczenie. Dla kierownika jednostki odpowiedzialnego za inwentaryzację to nieoceniona pomoc.

 

—

Artykuł sponsorowany