Czym jest system ERP i kiedy Twoje przedsiębiorstwo go potrzebuje?

Zarządzanie firmą zmusza do bardzo dużego nakładu pracy. Skoordynowanie wszystkich działań wymaga szybkiego wydawania najcenniejszej waluty świata, czyli czasu. Dla wielu przedsiębiorców takie zarządzanie przedsiębiorstwem było niezwykle absorbujące, dlatego powstały systemy ERP, które cieszą się rosnącą popularnością.

Powszechne użycie systemów ERP sprawia, że stały się dziś one praktycznie podstawowym narzędziem ułatwiającym prowadzenie biznesu. Ale czym właściwie jest system ERP i skąd bierze się jego ogromna popularność?

Czy Twoja firma potrzebuje systemu ERP?

To pytanie zadaje sobie każdy manager i właściciel przedsiębiorstwa, który zastanawia się nad inwestycją w system ERP. Powodów takiej decyzji może być wiele, choć najczęściej jest to chęć zwiększenia efektywności działania w firmie. System ERP jest idealnym przykładem na to, że odpowiednie narzędzia są w stanie zapewnić wysoką skuteczność organizacji oraz zarządzania zasobami firmy.

Sam skrót ERP pochodzi od angielskich słów „Enterprise Resource Planning”, czyli Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa. Głównym celem systemu ERP jest skuteczne planowanie oraz zarządzanie produkcją, usługami, głównym łańcuchem dostaw, zasobami firmy (także tymi finansowymi) i innymi procesami organizacyjnymi w przedsiębiorstwie.

Warto podkreślić, że zapotrzebowanie na systemy ERP stale się powiększa, a to ze względu na wzrastające tempo współczesnego biznesu. Efektywność i skuteczność w zarządzaniu zasobami ma takie samo znaczenie dla dużych firm zatrudniających dziesiątki i setki ludzi, jak i dla średnich, małych czy mikroprzedsiębiorstw. System ERP jest doskonałym sposobem na zwiększenie skuteczności zarządzania przedsiębiorstwem, a także jego poszczególnymi zasobami.

Korzyści wynikające z implementacji systemu ERP

Popularność systemów ERP wynika bezpośrednio z korzyści, które zapewniają przedsiębiorstwu. Dotyczą one wielu różnych branż, co wyraźnie pokazuje kompleksową skuteczność tego rozwiązania. Najczęściej wymienia się siedem głównych korzyści.

• Wysoka produktywność – automatyzacja podstawowych procesów sprawia, że pracownicy zdecydowanie więcej czasu poświęcają na osiąganie lepszych wyników, a nie codzienne, żmudne i powtarzalne obowiązki.
• Głęboka analiza – system ERP zbiera najistotniejsze dane biznesowe, dzięki czemu możliwa jest sprawna i przede wszystkim dogłębna analiza sytuacji przedsiębiorstwa, kierunku jego działań i rozwoju.
• Szybkie raportowanie – dane zbierane w czasie rzeczywistym umożliwiają błyskawiczne raporty i analizy, które są kluczowe przy tworzeniu szybkich raportów.
• Niskie ryzyko – skuteczne i kompleksowe zarządzanie przedsiębiorstwem sprawia, że zmniejsza się także ryzyko dotyczące wielu różnych sytuacji firmy na rynku. Dzięki odpowiedniej ilości danych możliwe jest efektywne zarządzanie ryzykiem.
• Łatwe zarządzanie zasobami – system ERP upraszcza wszystkie działania w obszarze IT. Dzięki temu zarządzanie zasobami firmy jest proste i bardzo skuteczne.
• Elastyczność – stały dostęp do danych w czasie rzeczywistym daje możliwość szybkiego reagowania na każdą sytuację. Firma i jej zasoby są zatem pod stałą kontrolą.
• Oszczędność – system ERP zapewnia nie tylko oszczędność czasu, ale także i pieniędzy.

Wyzwania związane z wdrożeniem systemu ERP

Wprowadzanie zmian w firmie nie zawsze odbywa się w dokładnie taki sposób, w jaki chcą jej właściciele. Skuteczne zarządzanie zmianą wymaga kompleksowego podejścia i zaangażowania. W przypadku systemów ERP najważniejszy jest wybór odpowiedniego oprogramowania. Choć na rynku obecnie znajduje się wiele różnych systemów tego typu, to jednak nie wszystkie oferują taką samą funkcjonalność, jakość działania i intuicyjność interfejsu.

Kiedy takie oprogramowanie ERP zostanie już wybrane, należy zapewnić odpowiedni harmonogram wdrożenia systemu. Proces ten może być szczególnie złożony w przypadku firm, które do tej pory nie używały żadnego oprogramowania do zarządzania zasobami firmowymi. Długość implementacji systemu jest bezpośrednio zależna od wielkości firmy i ilości generowanych przez nią danych.

Ostatni etap, to skuteczne zapoznanie użytkowników z systemem, aby byli w stanie korzystać z niego w maksymalnie efektywny sposób.

Czy warto zainwestować w system ERP dla Twojej firmy?

System ERP gwarantuje skuteczność zarządzaniu zasobami firmy i mowa tu także o zasobach finansowych. Pozwala to na bardzo szczegółowe planowanie dalszych działań firmy, dlatego systemy ERP to skalowalne narzędzie, które doskonale sprawdza się tak naprawdę w przypadku każdej firmy, niezależnie od jej wielkości.

Skuteczność oraz szeroki wachlarz możliwości systemów ERP zostanie doceniony zarówno w małej, kilkuosobowej firmie, jak i przedsiębiorstwie zatrudniającym kilkaset osób. Warto zaznaczyć, że inwestycja w system ERP zwraca się w bardzo krótkim czasie, ponieważ skuteczne zarządzanie zasobami firmy generuje zarówno oszczędności, jak i zysk. A to dlatego, że przedsiębiorstwo jest o wiele bardziej skuteczne w swoich biznesowych działaniach.