Inwentaryzacja samodzielna czy z firmą zewnętrzną – co jest tańsze?

Inwentaryzacja to nieodzowna część każdej działalności. Wielu przedsiębiorców uważa, że lepiej dokonywać jej samodzielnie, zamiast zlecać wyspecjalizowanym firmom. W ich przekonaniu to sposób na oszczędności. Przekonania te są jednak tylko pozorne i w rzeczywistości zapłacimy dużo więcej, niż kosztowałoby nas powierzenie inwentaryzacji zewnętrznemu podmiotowi.

Inwentaryzacja – koszty pracowników

Niezależnie od tego, czy planujemy inwentaryzację środków trwałych, magazynów czy towarów, jest to wymagające zadanie. Trzeba zebrać zespół pracowników, przeszkolić go i czuwać nad jego pracą, zwłaszcza na jej początkowym etapie. Musimy więc pogodzić się z tym, że część pracowników będzie wyłączona z możliwości realizacji swoich codziennych obowiązków, a nasza uwaga może być co chwilę rozpraszana pytaniami kierowanymi z ich strony. Wszystko to zakłóca bieżącą działalność firmy i może negatywnie wpłynąć na poziom obsługi klienta, a utracony kontrahent to utracona perspektywa regularnych zysków, a więc ukryty koszt inwentaryzacji.

Inwentaryzacja w firmie a ryzyko błędów

Nie oszukujmy się – inwentaryzacja przeprowadzana przez pracowników, którzy nie mają w tym doświadczenia, to poważne ryzyko błędów. Te niestety mają wiele negatywnych konsekwencji. Przykładowo, błędna inwentaryzacja zapasów może rzutować na problemy z efektywnym zarządzaniem łańcuchem dostaw, gdyż okaże się, że firma nie ma na stanie takiej ilości towaru, jaka została zadeklarowana w inwentarzu. Jeśli z tego powodu nie będzie w stanie zrealizować zamówienia na czas, być może straci stałego klienta. Kłopotliwa jest także odwrotna sytuacja, czyli pominięcie części zapasów podczas inwentaryzacji. Może to prowadzić do nadwyżki stanów magazynowych i strat z tytułu zmarnowania części produktów, na przykład z powodu upłynięcia daty ich przydatności do spożycia.

Poprawna inwentaryzacja ważna jest również z punktu widzenia prawa. Błędy w wyliczeniach mogą przekładać się na błędne wyliczenie podstawy opodatkowania. Może to zostać uznane za wykroczenie i podlegać karze. Nie zapominajmy też, że poprawnie przeprowadzona inwentaryzacja w firmie zwyczajnie oznacza porządek i dostęp do rzetelnej informacji o stanie majątku firmy, na podstawie której mogą być podejmowane ważne decyzje.

Samodzielne inwentaryzacje – koszty sprzętu i oprogramowania

Brak odpowiedniego sprzętu i oprogramowania to jeszcze większe ryzyko błędów i wydłużenie czasu inwentaryzacji. Z kolei zakup tego typu technologii to duże koszty. Nie jest to opłacalne rozwiązanie, zwłaszcza w przypadku firm, które rzadko dokonują inwentaryzacji lub dopiero rozpoczynają działalność i nie są pewne, czy firma utrzyma się na rynku. O wiele rozsądniejszym jest skorzystanie z usług wyspecjalizowanych firm, które zwykle są w posiadaniu najnowocześniejszego sprzętu i oprogramowania do inwentaryzacji.

Pamiętajmy też, że wiele profesjonalnych firm, takich jak Inwentaryzacje PRO, oprócz samej usługi zapewniają także kompleksowe doradztwo. Dzięki temu możemy pozyskać cenną wiedzę dotyczącą tego, jak efektywniej gospodarować majątkiem, aby usprawnić pracę firmy i wygenerować oszczędności.

Podsumowując, realizacja Inwentaryzacji z firmą zewnętrzną to oszczędność, bo nie angażujemy naszych pracowników, mamy rzetelny wynik bez błędów również podatkowych, wiemy, co i gdzie mamy, nie dokonujemy zatem niepotrzebnych zakupów a na koniec możemy przywrócić do użytkowania odnalezione a wcześniej zapomniane przedmioty.

 

—

Artykuł sponsorowany